Entre le 30 novembre et le 4 décembre 2020, 17 Alliances Françaises de trois continents se sont retrouvées en ligne dans le cadre de leur plan de professionnalisation et dans un objectif de démarche qualité. Elles ont suivi en tout 20h d’un webinaire consacré aux usages de leur outil de gestion numérique structurant leur activité, Oncord.

Outil créé il y a 12 ans par une entreprise australienne, Oncord (autrefois appelé Synergy 8) est utilisé par de nombreuses Alliances Françaises d’Australie, du Canada, des États-Unis, à Hong Kong, en Malaisie, et également dans d’autres pays (Pays-Bas, Chine, Belgique…).

Oncord est un outil numérique polyvalent : c’est un CRM (Client relation management) qui présente plusieurs solutions dont ont besoin les centres culturels et écoles de langue. Oncord comprend aussi la création et gestion du site web, la vente en ligne des cours, leur organisation pour la coordination, l’emploi du temps des professeurs, les options de webmarketing (infolettres, organisation des événements avec RSVP, sms, automatisations, affiliations) et également un test de placement directement lié à l’offre de chaque Alliance Française et un outil de gestion du fonds de la médiathèque. Bref un outil 360° pour le fonctionnement de nos structures.

Le projet de formation a été présenté en novembre 2019 en réponse à l’appel à projets de l’Institut français pour l’appui à la professionnalisation du personnel du réseau. Le projet a reçu marques d’intérêt et soutien financier. Il s’agit également de noter l’intérêt de l’équipe Langue française de l’Institut français de Paris car les outils de gestion des centres de langues sont essentiels pour le développement de leur activité.

L’outil touche plusieurs secteurs d’activités : la direction des cours, le service d’accueil et d’inscriptions, les services culturels, la communication, le marketing, la direction. La découverte des autres fonctionnalités permet une compréhension polyvalente du logiciel Oncord.

Un parcours débutant et un parcours (séminaire) de niveau avancé ont été proposés. Les thématiques se sont organisées selon les fonctionnalités d’Oncord et selon les grands processus-métiers d’une Alliance Française : préparer une rentrée, promouvoir une rentrée, organiser une saison culturelle. 

Le webinaire a proposé pour le parcours débutant : études de cas, activités pratiques sur un site « bac à sable », tâches, projets. Le parcours avancé a suivi démo, analyse méthodologique des documentations opérationnelles et a souhaité favoriser les échanges entre pairs pour affiner la connaissance de l’outil en dialogue avec Oncord. Les intervenants, tous collègues d’Alliances Françaises, ont joué différents rôles : participants, experts formateurs, intervenants présentant des démos basées sur des exemples de bonnes pratiques d’utilisation de l’outil. Des facilitateurs guidés par le comité de pilotage (AF Canberra, Perth et Hong Kong) ont construit les premières conclusions en présentant les livrables de synthèse.

Présents durant la semaine : 61 participants, 22 intervenants, 17 Alliances Françaises (Australie : Canberra, Sydney, Perth, Melbourne, Adelaide, Suncoast, New Castle – Chine : Hong Kong, Hangzhou, Canada : Calgary, Vancouver, Manitoba – Malaisie : Kuala Lumpur – Nouvelle Zélande : Auckland, Palmerston North, Christchurch – Etats Unis : Seattle)

Tout le programme (avec les deux parcours et leurs activités associées) est présenté, organisé et accessible sur le site créé pour l’occasion, cliquer ici >> 

Il est possible d’y retrouver le double programme et ses activités, l’évaluation anonyme par les participants sur la semaine, les premières actions à venir : mur contributif d’actions futures à mener dans chaque alliance française, la constitution d’un vadémécum avec l’ajout à venir des vidéos de captation et la mise à jour du fichier de priorités de développement.

David Cordina, directeur adjoint, directeur des cours, Alliance Française de Hong Kong